¿Es necesario usar órdenes de compra en mi PYME?

Las órdenes de compra son esencialmente documentos que los compradores envían a los vendedores para solicitar un producto o servicio, en el cual se especifican las características requeridas, así como cantidades, precios y otros detalles importantes. Una vez que el vendedor acepta la orden de compra, ésta se convierte en un acuerdo legítimo entre el comprador y el proveedor.

Las órdenes de compra se vuelven vitales para cualquier negocio no importando el tamaño que tenga.

Comúnmente los negocios o PYMES* de tamaños reducidos no hacen uso de las órdenes de compra, pero a medida que un negocio o empresa crece se vuelve necesaria la implementación y uso de las órdenes de compra, así como un sistema que las organice. Pues éstas previenen fraudes, compras duplicadas y proporcionan control, así como seguridad entre la empresa y sus proveedores.

En general, las grandes compañías, que suelen tener presencia en varios países a nivel mundial, requieren sistemas de compra y adquisiciones que sean capaces de rastrear todas las compras y órdenes a lo largo de toda la empresa. Sin embargo, un sistema de órdenes de compra no tiene por que ser complejo como el de las empresas internacionales, puede comenzar como un archivo de documentos que con el tiempo puede ser digitalizado y administrado por un programa como Excel o si la empresa crece aún más buscar un programa especializado en compras.

En sí, la principal diferencia entre un sistema de órdenes de compra en una gran compañía y los pequeños/medianos negocios es la cantidad de personas que están involucradas en este sistema: las grandes compañías trabajan a grandes escalas, por lo tanto, hay una gran cantidad de empleados involucrados en el proceso de compras y adquisiciones, así que existe una probabilidad más grande de que en algún momento haya equivocaciones, no obstante, hay que tomar en cuenta que estos errores suelen estar asociados con los procesos burocráticos de la misma empresa.

Así pues, no importa que tu empresa o negocio sea pequeño/mediano es indispensable que utilices un sistema de órdenes de compra, por sencillo que sea, te traerá beneficios como: organización, planeación de tus compras, reducción de  errores, simplificación de tus procesos de compras y facilitación en el desarrollo de un sistema más completo cuando la empresa crezca.

*En México se les conoce como PYME (Pequeña y Mediana Empresa por sus siglas) a los negocios y empresas cuyo volumen de sus ingresos, número de trabajadores y valor de su estructura son pequeños o medianos.

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