Las órdenes de compra son documentos esenciales en cualquier empresa o negocio no importando su tamaño. Así un negocio comience como una “microempresa siempre hay tomar en cuenta la implementación de órdenes de compra, pues se convierten en un respaldo legitimo entre la empresa y sus proveedores y poseen otras funciones que son de vital importancia para la vida y crecimiento de un negocio.
A continuación, te presentamos 5 razones esenciales para utilizar órdenes de compra en una empresa o negocio no importando su tamaño:
- Ahorrar dinero
En una empresa o negocio de cualquier tamaño una equivocación bastante común, generalmente por falta de comunicación entre dos personas, es la duplicación de una compra. Dependiendo del tipo de empresa, se puede tratar de productos o servicios que pueden ser utilizados más adelante o que ya no puedan aprovecharse. De todas formas, realizar dos veces la misma compra significará una pérdida que se verá reflejada en mayor medida si esto se hace una acción frecuente. Las órdenes de compra impiden replicar compras pues mantienen un registro de este tipo de movimientos en nuestra empresa o negocio.
- Protección
Las órdenes de compra son un acuerdo legitimo entre el comprador y el vendedor por lo cual, estás pueden ser de gran ayuda ante el incremento de precios inesperados, intercambio de los productos que fueron solicitados, cantidades y fechas de entrega, ya que todos estos detalles deben estar especificados en las órdenes de compra.
- Planeación
Las órdenes de compra nos permitirán tener un panorama acerca de los artículos o productos que necesitaremos comprar en un corto y mediano plazo para nuestra empresa o negocio. Esto nos permitirá hacer una planeación de gastos y evaluar de una mejor forma nuestras inversiones.
- Registro
Contar con órdenes de compra te brindará un registro completo de todas las compras que has hecho y así poder hacer una mejor cuantificación de tus inversiones y ganancias, de igual forma aportarás una mejor fuente para quien lleve a cabo la contabilidad. Finalmente, dependiendo del tamaño de la empresa o negocio, las órdenes de compra siempre son una gran herramienta a la hora de efectuar auditorias de carácter contable, administrativo o económico.
- Evaluación
Si bien el crecimiento de un negocio depende del conjunto de varios factores, las órdenes de compra pueden ser un gran indicador del crecimiento que estamos teniendo con base en el aumento de las compras que estamos efectuando en el mismo periodo de compra. Dicho de otra forma, las órdenes reflejarán si existe un incremento en alguna compra que a su vez nos indica que estamos teniendo una mayor demanda de nuestro producto, servicio o sí es que hemos incrementado nuestra plantilla de empleados.
Ahora que sabes esto, no importa que tus órdenes de compra sean sencillas, es realmente necesario usarlas para el crecimiento y mantenimiento de una empresa o negocio.
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